Walaupun pelaksanaannya sendiri dipusatkan di kota Manado namun seluruh kabupaten/kota yang ada di provinsi paling utara Indonesia ini diminta untuk mempersiapkan diri sebaik mungkin dalam rangka menerima tamu-tamu yang berasal dari sekurangnya 120 negara yang akan mengadakan kunjungan langsung ke beberapa kabupaten/kota baik kunjungan yang masih berkaitan dengan konfrensi tersebut ataupun hanya sekedar jalan-jalan menikmati indahnya bumi nyiur melambai.